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Liebe Patientinnen und Patienten!
+++VERBESSERUNG UNSERER TELEFONISCHEN ERREICHBARKEIT: DIGITALE ASSISTENZ FÜR TELEFONANRUFE +++
Liebe Patientinnen und Patienten,
damit Sie uns künftig besser telefonisch erreichen können, haben wir unser Team um eine digitale Telefonassistenz verstärkt, die während der Sprechstunden aktiv geschaltet ist. Das bedeutet ganz konkret: Sobald unsere Mitarbeiterinnen mit Patient/innen am Telefon oder in der Praxis beschäftigt sind, soll eine smarte Sprachassistenz das Telefonat übernehmen.
Der Unterschied zum Anrufbeantworter: Die digitale Assistenz startet einen einfachen interaktiven Dialog, in dem die persönlichen Daten und das jeweilige Anliegen strukturiert aufgenommen werden. Die Inhalte des Gesprächs werden vom System aufgezeichnet und direkt verschriftlicht, und die erfassten Informationen werden für unsere Mitarbeiterinnen übersichtlich und strukturiert dargestellt. Dies ermöglicht dann, effizient die einzelnen Anliegen zu bearbeiten und zügig zu beantworten – z.B. per SMS oder auch Rückruf – jedoch nur dann, wenn die im Dialog abgefragten Informationen auch entsprechend genannt wurden (Name, Geburtsdatum, Anliegen). Am besten funktioniert das System, wenn Sie Ihr eigenes Smarthphone oder Handy für den Anruf benutzen, da Ihre Nummer Ihnen persönlich zugeordnet wird. Auch das Verschicken von SMS als Antwort funktioniert nur bei Anrufen über ein Smartphone oder Handy.
Mit der Nutzung dieser modernen Technologie auf der Basis von künstlicher Intelligenz erhoffen wir uns die Verbesserung des Service für unsere Patient/innen und gleichermassen auch eine Entlastung unserer Mitarbeiterinnen: Einerseits können so von Ihnen Terminwünsche, Wiederholungsrezepte, Überweisungen, Terminabsagen, Termine für die Coronaimpfungen per Telefon platziert werden – es gibt kein „besetzt“ oder „Durchklingeln“, kein unnötiges Warten. Gleichzeitig kann sich unser Praxisteam auf die Patient/innen vor Ort in der Praxis konzentrieren und dann nach und nach die strukturiert erfassten telefonischen Anfragen bearbeiten, sobald sich im Praxisablauf eine entsprechende Lücke bietet, oder wenn die reguläre Sprechstunde beendet ist.
Bitte beachten Sie: Ihre Telefonnummer wird Ihnen im ersten Gespräch mit dem Assistenten zugeordnet. Ab diesem Zeitpunkt werden Sie in Zukunft nicht mehr nach Name und Geburtsdatum gefragt. Daher sollten Ihre Anfragen immer über die gleiche, am besten mobile Rufnummer erfolgen. Anfragen, die Sie zum Beispiel für Ihren Ehepartner tätigen möchten, sollten im besten Fall also zum Beispiel über das Mobiltelefon des Partners getätigt werden.
Wir haben uns für die Lösung des Berliner Start-ups Aaron.ai entschieden, die zu den zehn Gewinnern des Wettbewerbs „KBV Zukunftspraxis 2020“ zählt. Neben der sinnvollen Anwendung von Digitalisierungsmöglichkeiten für unsere Praxis hat uns überzeugt, dass die Anforderungen hinsichtlich Datenschutz selbstverständlich berücksichtigt sind.
Gerne können Sie uns Feedback dazu geben, wie Ihre Erfahrungen mit dem System sind – dies hilft uns dabei, weitere Verbesserungen zu etablieren. Wir sind schon sehr gespannt, was Sie davon halten, vielleicht künftig bei Ihrem Anruf zu hören: „Hallo, hier ist die digitale Telefonassistenz des Ärztehauses Weilrod(…)…“
Neben der Möglichkeit telefonisch Termine zu vereinbaren, gibt es ja schon seit über einem Jahr die Möglichkeit, Termine online zu buchen. Nutzen Sie diese stressfreie Möglichkeit auch gerne weiterhin. Unser Anbieter ist hier Termed:
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Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Praxisteam vom Ärztehaus Weilrod